2017-11-06

Asgard Gaming Styrelsemöte

 

När:    20171106   kl20:15

Var:    via Teamspeak

 

  • 1 Mötets öppnande

 

Närvarande på mötet

 

Ola Karlén

Pontus Berggren

Andreas Långvik

Kenny Johansson

Patrik Almblad
Daniel Svensson

 

Från ESU även:

Albin Corell

Martin Eliasson Borg

 

  • 2 Val av ordförande, sekreterare samt justerare

 

Ola Karlen        Ordförande

Pontus Berggren    Sekreterare

Kenny Johansson    Justerare

 

  • 3 Dreamhack Winter 2017

 

I dagsläget är det själva framsidan, fronten på simulatorn som behöver “fixas”. Ca 1x2 meter på varje sida av öppning till simulatorn skall vi ha någon form av tryck. Ovan öppning skall en skärm som visar simulatorn och den som spelar där via en webbkamera.

 

Att köpa in:

 

  • Surfplatta för rekrytering/inskrivning, Ja på inköp. Ola Karlén kollar pris.
  • Webbkamera för bildskärm (ESU har både kamera och skärm)
  • Tryck på sidorna, Almblad kollar kvm pris (4 kvm tot) och jobbar med högupplöst bild
  • Måla och inreda insidan av simulatorn (Budget för detta ca 1000 kr), Daniel S och Pontus B jobbar på detta.

 

ESU tillhandahåller med:

  • Simulator
  • Dator till simulator
  • Internetuppkoppling och ström
  • Streaming utrustning
  • TV 40-75”

 

  • 4 Övriga frågor

 

Boendet, försöka hitta något boende närmare mässan.

Pontus B kollar Scoutkåren via Alexandra D på. Ola K har mailat kåren.

2017-10-23

Asgard Gaming Styrlsemöte

20171023

Var: På TS 21:00

  • 1 Mötet öppnas

Närvarande på mötet

Ola Karlen

Andreas Långvik
Pontus Berggren

Kenny Johansson

Jacob Koert

 

Från klagomålskommittén

Albin Corell

Patrik Almblad

Pelle Öqvist

 

  • 2 Val av ordförande, sekreterare samt justerare

 

Ordförande    Jacob Koert

Sekreterare    Ola Karlén

Justerare    Patrik Almblad

 

  • 3 Klagomålskommitténs mandat och uppgifter

 

Discord och teamspeak

Klagomålskommittén har behörighet att moderera medlemmar på Teamspeak och Discord. Agerar en medlem eller gäst störande har de rätt att tillfälligt flytta eller stänga av denne från en kanal eller helt från TS eller Discord.

 

Uppgifter

  • Klagomålskommittén har mandat att handlägga konflikter inom Asgard som kan uppstå mellan medlemmar, oavsett position.
  • Bemöta medlemmar eller gäster som upplevs som störande av andra medlemmar.
  • Vara moraliskt stöd och även medla i konflikter medlemmar emellan.
  • Dokumentera kommitténs möten samt vid tillrättavisningar. Dessa protokoll är ej offentliga handlingar utan handhas av kommittén. Dokument som går vidare till styrelsen lyder dock under stadgarna.

 

  • 4 Alle ärendet

 

KMK håller just nu på att kontakta de inblandade för vidare kontakt. Dom har kontakt med Alle och för diskussion.

  • 5 Övriga frågor

 

  1. a) Kappa bar, förslag att flytta Kappa Bar till Januari, ev 27:e.

    Styrelsen svarar Ja på det.

 

  1. b) Budget för DH bör fastställas. Det som Asgard ska stå för är boende och inträde för de som jobbar. Ola Karlen pratar med ESU inträdes pass och boende. Eventuellt har dom redan boende bokat som vi kan betala dom för.

 

  • 6 Mötet avslutas
2017-10-09

Asgard gaming styrelsemöte

 

2017-10-09

Var: på Teamspeak

När: 20.00

 

  • 1 Mötet öppnas

 

Närvarande på mötet

 

Ola Karlén

Andy Långvik

Kenny Johansson

Pontus Berggren

Jacob Koert

 

  • 2 Val av ordförande, sekreterare samt justerare

 

Ordförande    Pontus Berggren

Sekreterare    Ola karlén

Justerare    Andy Långvik

 

  • 3 Klagomålskommittén

Vi behöver en fungerande klagomålskommitté och har tillfrågat Almblad, Bacon overlord och sittande FenrisUlven.

 

  • Bacon Overlord, är intresserad. Ja            Pelle Högkvist
  • Fenrisulven? Tillfrågat                Andreas Zetterlund
  • Almblad, svarat Ja                    Patrik Almblad
  • Cape, Ja                         Albin Corell

 

Vad gör Kommittén?

I syfte att utveckla och förbättra verksamheterna är det angeläget att klagomål kommuniceras med den det berör. Lämpligen sker detta genom ett samtal mellan berörda i nära anslutning till den händelse som lett till att klagomål framförs.

 

Hur når man dem?

Skriftligen via mail : [email protected]

Kontakt kan ske via Teamspeak men det måste dokumenteras skriftligt för att kunna behandlas vidare och granskas i ett senare skede.

 

Klagomålskommittén får i uppdrag av styrelsen att ta fram ytterligare riktlinjer hur dom handhar klagomål och ärenden.

 

  • Det bör skapas styrdokument och ett tillvägagångssätt inför möten med berörda parter för att underlätta kommunikationen och förenkla för alla parter.
  • Skapa en tidsplan för ärenden och hantering.
  • Ha ett första planeringsmöte.
  • Gå ut till medlemmar när kommittén är redo för hantering av ärenden.

 

  • 4 Ärendet Alle090

Pontus har talat med Alle och han vill gärna prata med de berörda om vad som hänt. Detta blir klagomålskommitténs uppdrag att medla i detta. Madman har sagt sig villig att representera gruppen som klagat mot Alle. I första hand skapa en dialog mellan parterna och sedan får man gå vidare med detta.

 

Målet är att klagomålskommittén skall ta upp ärendet och försöka få en lösning på det hela. Berörda parter får kontakta kommittén och med dem planera möten och därefter får kommittén behandla detta och lägga fram förslag och dokumentation till styrelsen.

 

  • 5 Ice

Ice vill gå ur styrelsen för att ägna sig åt Asgard Fleet och SC 3.0. Kan tänka sig att sitta kvar så länge tom årsmötet. Detta kan komma att ändras och i så fall kallar vi till extra årsmöte.





  • 6 Valberedning

 

Det måste tas kontakt med valberedningen för att de skall kunna förbereda förfrågan till styrelsen om fortsatt uppdrag och även få in nya kandidater.

 

  • 7 Övriga frågor

 

  1. a) Fler moderatorer på framförallt TS. Gå ut med förfrågan via mail och Discord.



  1. b) För att fokusera på något positivt framöver. Planera en årsfest, kanske i samband med DHW2017.

 

  • LAN
  • DHW2017
  • Stream
  • Simulator
  • Bar citizen, Asgard/AsCon/Asgard Meating (Grillfestival)
  • Boka VIP rum på Kappabar sthlm och Gbg för att samköra stream och spel.

 

25:e Nov kolla boka bord på Kappabar, VIP rummet hela kvällen i Gbg och Sthlm för medlemmar. Tävlingar och priser. Jacob koert kollar i Sthlm och Kenny i Gbg.

2017-09-18

Asgard Gaming Styrelsemöte 2017-09-18



2017-09-18

Var: Teamspeak

 

  • 1 Mötet öppnas

 

Närvarande

 

Ola Karlen

Andreas Långvik

Kenny Johansson

Pontus Berggren

Jacob Koert



  • 2 Val av ordförande, sekreterare samt justerare

 

Ordförande    Ola Karlen

Sekreterare    Andreas Långvik

Justerare   Kenny Johansson



  • 3 Hemsidan

 

Vad behöver göras för att få den klar. Förhoppningsvis kan Cape komma in och ge information. Cape jobbar med att färdigställa hemsidan under veckan.

 

  • 4 Aktivitet i Asgard

 

Aktivitet inom Asgard har gått ned. Vad kan vi göra åt detta?

 

Förslag från Ola Karlén, stödja Asgard Fleet genom att förbättra RSI sidan. Star Citizen är fortfarande det enskilt största spelet som medlemmar väntar på och dras till, att jobba mot fler medlemmar skulle kunna vara positivt.

 

Eventuellt leja ut och betala för ett grafiskt arbete (en banner) som är mer representativ. Se nedan liknande sidor som jämförelse:

 

Asgard:     https://robertsspaceindustries.com/orgs/ASGARD

https://robertsspaceindustries.com/orgs/IMPERIUM

https://robertsspaceindustries.com/orgs/SWETRUST

 

Dessa är några som har ok sidor som är lite mer lockande och kan dra till sig nya medlemmar.

Almblad och Zemion jobbar på detta nu men kan behöva hjälp.

Ola Karlen har eventuellt en grafisk designer på gång som kan hjälpa till, alternativt fråga i föreningen om någon vill åta sig det mot betalning. (För ingen jobbar gratis har vi ju sett).



  • 5 DHW2017

 

ESU och Asgard Gaming har ett påbörjat samarbete och nu frågas det hur många som är intresserade att delta och jobba med och under DHW2017.

 

Köra simulatorn med Star Citizen och Arma 3. Intresse för detta finns.

 

  • 6 Discord vs Line omröstning

 

Line eller Discord har nu diskuterats och ett beslut behöver tas. Detta görs bäst med en demokratisk omröstning så att alla medlemmar har chans att påverka beslutet.

 

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeqCCjw7VoEBLibHtQHyYYxFXzIA6pIw0dju3LMCH_gHkEc6Q/viewform



  • 7 Alle090

 

Då denna fråga bordlades senast det togs upp är den åter aktuell. Vi har idag 9 (10) st medlemmar som lämnat in klagomål på Alle och dennes fortsatta medlemskap i Asgard Gaming. Dessa vill se en uteslutning. Då vi är en demokratisk förening måste vi åta oss att ta upp, diskutera detta och komma fram till en lösning.

 

Skriftlig inlämning från gruppen som står för klagomålen:

 

Skriftlig inlämning:

 

Under loppet av föreningens livstid har vi upplevt att vissa personer har varit problematiska för föreningen. Vissa till en sådan grad att andra människor har valt att lämna våran organisation och slippa en konfrontation och kommunikation med dessa personer.
Vi anser inte att alla personer som tillhör denna grupp är ett hot mot organisationen som sig då ofta efter diverse tillsägelser eller situationer dem kunnat ändra sig eller assimilera mera med gruppen.

I dag vill vi fokusera på Alexander Lövgren även kallad alle090 då han under många år varit en person delaktig i ovanstående grupp. Då Alexander under många år har varit en stor tillgång har styrelsen aldrig tagit ställning till dem grejer som har hänt. Vi har i den gamla styrelsen också försökt åtskilliga gånger att prata med Alexander om detta vart på han varit väldigt ovillig att ändra sig eller förstå. Egentligen är detta ett problem som den gamla styrelsen skulle tagit tag i men inte gjorts av olika anledningar.

För en mer individbaserad bild av händelserna som skett har vi ett antal individer som på olika sätt blivit utsatta för Alexanders dåliga sidor. Så som en total ignorans av personer som han sitter i samma kanal som på teamspeak. Ett väldigt vårdslöst ordspråk till vissa personer och även en del osmakliga skämt och bilder som delats. Även väldigt öppet talat illa om personer som inte har en chans att försvara sig. Även en del hot till olika personer där Alexander uttryckligen skulle gå hem med ett basebollträ och slå in huvudet på personen samt några andra händelser som inträffat.
När man talar med Alexander om dessa inträffelser ser han inte allvaret i det han uttrycker, utan tycker att det är dem personer som är utsatta som skall prata med honom, Och när berörd person konfronterar honom vill han inte lösa någon form av problem utan tycker att bästa lösningen är att öppet ignorera personerna och tala runt dem.

Några av dem incidenter har även skett IRL där Alexander valt att försöka ignorera personer och arrangörer som endast försökt att få en god stämning och vilja göra något för medlemmarna. Dessutom att öppet tycka illa om och nedvärdera andras arbete som i hans ögon inte lever upp till den standard som han uttryckligen vill ha.

Vi vill även uttrycka att det finns personer som inte längre vill samarbeta eller vara medlemmar i Asgard Gaming på grund utav Alexander. Det är väl här någonstans som vi tycker att det blir för mycket att skadorna på föreningen är större än vinningen av en person.
Många av dem personer som valt att lämna Asgard på grund av detta har kunnat vara betydande personer och aktiva medlemmar vars fulla potential är svår att avdöma.



Med detta önskar vi en uteslutning av Alexander från Asgard gaming.

 

 



Kommentar till nuvarande situation:

Då Alexander inte vill prata med någon berörd medlem varken i styrelsen eller i övrigt och under flertalet gånger fortsatt att påverka medlemmar negativt så är situationen ohållbar. Vi har rent demokratiskt en skyldighet att gå vidare i ärendet enligt stadgarna, dvs ha en omröstning i styrelsen och klagomålskommitén om detta. I dagsläget har vi då totalt 7 röster:

 

LOGO, Anakha, BlueSod(Styrelse, KlagoMK), Ice, Pantsu, Cape37 (KlagoMK), Fenrisulven (KlagoMK).




Enligt stadgarna:

 

  1. Uteslutning
    Medlem får inte uteslutas ur föreningen av annan anledning än att denne har försummat att betala av föreningen beslutade avgifter, motarbetat föreningens verksamhet och ändamål, skadat föreningens intressen, spridigt dålig stämning, uppviglat medlemmar emot varandra eller på något sätt genom sitt agerande grovt har stört andra medlemmar.
    Beslut om uteslutning får inte fattas utan att medlemmen inom viss tid, minst 7 dagar, får tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts. I beslutet skall skälen redovisas samt anges vad medlemmen skall beakta vid eventuellt överklagande. Beslutet skall inom tre dagar från dagen för beslutet skriftligen via epost tillställas den berörde.

    Beslut om avstängning eller varning fattas av föreningens styrelse i samråd med klagomålskommittén där då samtliga har en röst per position. Beslut skall av den berörde överklagas inom tre veckor. Avstängningen eller varningen skall sedan tas upp av årsmötet eller av särskilt kallat medlemsmöte som beslutar om uteslutning eller om varning skall kvarstå.

 

Logo kollar på att få fram en skrivelse som skickas ut till berörda parter så vi kan få fram en lösning.



  • 8 Övriga frågor

    kanske?

Ta fram rutiner för vad som gäller för klagomåls kommitten. Anakha kollar på det.
Införskaffande av Docusign.

 

  • 9 Mötet avslutas

 

Mötet avslutas

 

(Kommentar från styrelsen. Vi har valt att lämna ute namn på personer som skrivit under det klagomål som skickades till oss mot Alle. Detta för att vissa av dessa personer vill vara anonyma och vi vill värna om deras integritet)

2017-07-09

Styrelsemöte Asgard Gaming

 

2017-07-09

var: Teamspeak kl 21:00

 

  • 1 Mötet öppnas

 

Närvarande på mötet

 

Ola Karlén

Andy Långvik

Kenny Johansson

Pontus Berggren

Albin Corell

 

  • 2 Val av ordförande, sekreterare samt justerare

 

Ola Karlen ordförande

Pontus Berggren sekreterare

Kenny Johansson  justerare

 

  • 3 Hemsida

 

Styrelsen skall besluta om budget för nya hemsidan samt besluta om styrelsen godkänner att Cape37, Albin Corell, utför arbetet med hemsidan enligt gemensamt beslut. Betalning för arbetet undersöks av Andy långvik.

 

Betalning för arbetet bestäms till 5000 ex skatt+avgift kr/ full vecka. Redovisning för utfört arbete efter två veckor vid nytt möte och därefter tar vi beslut om fortsatt arbete.

 

Det viktigaste för hemsidan är utseende, representation och funktionalitet. De saker vi främst behöver är en ren och informativ hemsida som är tydlig och lätt att ta till sig. Medlems funktionerna måste fungera väl med registrering och lista samt utskicks funktioner.

 

Omröstning för detta förslag:  styrelsen röstar Ja enhälligt

  • 4 Övriga frågor

Inga övriga frågor

  • 5 Mötet avslutas
Asgard Gaming Årsmöte 2017

ÅRSMÖTE ASGARD GAMING 2017

2017.02.26 kl 19:00    på Teamspeak

 

1)     Mötets öppnande tillika röstlängd

Röstlängd: 23

 

2)     Val av ordförande och sekreterare för mötet


    Ordförande: Ola Karlén
    Sekreterare: Daniel Svensson

 

3)     Val av justerare tillika rösträknare

 

    Justerare:Jacob Koert

 

4)    Fråga om mötet utlysts på rätt sätt
   
    Ja.

 

5)    Fastställande av föredragningslista

 

    Ja.

 

6)     Styrelsens verksamhetsberättelse för förra året

 

Asgard Gaming verksamhetsberättelse för 2016

Styrelsen har bestått av:

Ola Karlen, ordförande

Markus Svahn, ledarmot

Pontus Bergren, ledarmot

Daniel Svensson, ledarmot

Kenny Johansson, suppleant

Andy Långvik, suppleant

Rickard Palmqvist

Styrelsen hade 9 styrelsemöten efter övertagandet 20160327

(Övriga möten var ett 20 tal och där ingår möten inför DH, möten angående hemsida, servrar mm )

 

Övriga förtroendeposter

Andy Långvik kassör

Andreas Zetterman valberedning

Albin Corell valberedning

Revisor Yvonne Loiske

Viktiga händelser under året.

Det här året har varit stormigt på många sätt. Den gamla styrelsen avgick i nästan samtliga fall förutom Ola Karlen och Markus Svahn och därav kom en helt ny styrelse in. Vi hade stora problem med att få ihop ekonomi och framförallt kontroll på våra konton till en början. Men efter hårt arbete och en omläggning av bank och revisor fick vi till slut ordning på torpet.

Vi har också haft förändringar vad gäller våra servrar där vi bytt till ett nuvarande väldigt billigt koncept med hyrd TS server. Vad gäller andra servrar testade vi en del men inget fungerade tillfredsställande så det ligger på is så länge.

Vi har haft regelbundna aktiviteter varje vecka där vi spelat det mesta ihop och vi har umgåtts flitigt på vår TS. Vi var på både Dreamhack summer och winter och mycket tid och energi gick åt till dessa stora events. Vi höll i ett årsjubileum och en del mindre events under året. Vad gäller hemsida har det legat på is ett tag men är en prioritet under 2017.

Verksamheten i siffror:

Under året..

Hade föreningen 0 betalande medlemmar

Genomfördes 50+ evenemang

Omsatte föreningen ca 50000 kr

Har föreningen ca 900 medlemmar

 

7)     Revisorernas berättelse för förra året

 

Revisorn

https://drive.google.com/open?id=0B6zxjw6pBTlEQlJYMkM1bUY0NlVMMUU3VzJfSEtLWTJxOFlV

 

Resultatrapport:

https://drive.google.com/open?id=0B6zxjw6pBTlEOEJjSURiUHhERGE4V1IwamhhcW1aczBiZkFj

 

Balansrapport

 

https://drive.google.com/open?id=0B6zxjw6pBTlEZWZPRV9rZXZqYTJlb2FVc3A2S2VVZnU2Sk93

Revisorns rekommendation

https://docs.google.com/document/d/1TdvFNoxNNoTQtLN97LbIX4_Hv6c7Soj0quSqOulDBFI/edit

 

8)     Fråga om ansvarsfrihet för förra årets styrelse

 

    Ja.

 

9    Fastställande av medlemsavgifter

 

    Ingen medlemsavgift röstades igenom.

 

10)       Årets verksamhetsplan

 

    -Förnya och göra om hemsidan.

    -Hålla i flera tävlingar och event riktade mot nuvarande medlemmar

    -Närvara på minst ett dreamhack beroende på kostnad som vi inte vet i dagsläget.

 

Budget:

 

Tävlingar            10000

    Dreamhack            10000

    Hemsida och TS server    2000

 

   

11)       Behandling av styrelsens förslag och motioner

 

Motioner:    ändra paragraf 22 (se bilaga A)


Förslaget röstades igenom.

 

12)       Val av:

 

  1. a) Årets ordförande för en tid av ett år.

        Ola Karlén röstas in som ordförande för ett år.

 

  1. b) Övriga ledamöter för en tid av ett år.

 

    Kenny Johansson

Jacob Koert

           Emil Svensson

    Andreas Långvik

    Pontus Berggren

   

  1. c) Val av revisor samt suppleanter för en tid av ett år.

 

    Pierre Ingesson invald som suppleant

    Yvonne Loiske invald som revisor

 

  1. d) Val av årets valberedning.

 

    Albin Corell

    Andreas Zetterman

    Linus Nordstedt

   

13)       Övriga frågor

   

    Mottagandet utav nya medlemmar måste göras bättre, ett system bör ordnas.


14)       Mötets avslutande

X